3ส่วนสำคัญ3ระบบ_จุดพบกับความสำเร็จขององค์กร

วันที่ 29 สิงหาคม 2554 : 3ส่วนสำคัญ3ระบบ_จุดพบกับความสำเร็จขององค์กร

ผม นายพันธุ์ทอง จันทร์สว่าง ไปพร้อมกับ นายวิทยา เพชรรัตน์ สาธารณสุขอำเภอคำเขื่อนแก้ว

นางมนัชยา กองทำ ผู้อำนวยการโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล แคนน้อย นายสุรินันท์ จักรวรรณพร หัวหน้างานประกันสุขภาพ สสอ.คำเขื่อนแก้ว เข้าร่วม การอบรมการบริหารเชิงยุทธศาสตร์ ระหว่างวันที่ 29-31 ส.ค.54 ณ โรงแรมกิจตรงวิลล์ รีสอร์ท ตำบลขามใหญ่ จังหวัด อุบลราชธานี วิทยากร โดย ดร.ณัฐวัฒน์ นิปกากร อาจารย์มาริษา นาคทับทิม และคณะ

นายแพทย์พงษ์สวัสดิ์ รัตนแสง นายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดยโสธร นพ.จิณณพิภัทร ชูปัญญา รองนายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดยโสธร ภก.องอาจ แสนศรี รองนายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดยโสธร นางอรวรรณ ยืนยง รองนายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดยโสธร นายมงคล สุทธิอาคาร รองนายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดยโสธร นำทีม ผู้บริหาร จาก สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดยโสธร สำนักงานสาธารณสุขอำเภอทุกอำเภอ โรงพยาบาลทุกแห่ง และตัวแทนผู้อำนวยการโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล( รพ.สต.) เข้าร่วมเวที นี้ รวมจำนวนกว่า 80 คน

“สิ่งแวดล้อมภายนอกที่สำคัญในการกำหนดเป้าหมาย ทิศทาง ที่สำคัญ ของ สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดยโสธร มาจาก นโยบาย เป้าหมาย ทิศทาง ของกระทรวงสาธารณสุข ซึ่งผมเองยินดีที่จะให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่ และผมจะอยู่ร่วมในกระบวนการตลอด 3 วัน ร่วมกับพวกเราทุกคน ทั้งนี้ มุ่งหวังที่จะให้เกิดแผนยุทธศาสตร์ ที่เกิดจาก ความร่วมมือของ ทุกภาคส่วน โดยแท้จริง เพื่อสนับสนุนด้านการบริหารให้ส่งผลต่อการบริการด้านสาธารณสุขที่ดีและมีคุณภาพให้ตกถึงพี่น้องประชาชนจังหวัดยโสธรของเราต่อไป” เป็นคำกล่าวเปิดงานที่ประทับใจ จาก นายแพทย์พงษ์สวัสดิ์ รัตนแสง นายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดยโสธร

เนื้อหาการประชุมเรื่องการบริหารเชิงยุทธศาสตร์ วันนี้ สรุปได้ตามกำหนดการดังนี้

เวลา ๐๘.๐๐ – ๐๘.๓๐ น. ลงทะเบียน เข้าร่วมประชุม

เวลา ๐๘.๓๐ – ๐๙.๐๐ น. สวดมนต์ทำวัตรเช้า และทำสมาธิ ก่อนการประชุม

เวลา ๐๙.๐๐ – ๐๙.๓๐ น. พิธีเปิด โดย นายแพทย์พงษ์สวัสดิ์ รัตนแสง นายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดยโสธร

กล่าวรายงานโดย โดย ภก.องอาจ แสนศรี นักวิชาการสาธารณสุขเชี่ยวชาญ รองนายแพทย์สาธารณสุขจังหวัดยโสธร
ในภาคเช้า เป็นการบรรยาย สลับกับการประชุมกลุ่มย่อย โดย ดร.ณัฐวัฒน์ นิปกากร และ อาจารย์มาริษา นาคทับทิม

เรื่อง “ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบริหารเชิงกลยุทธ์ และกระบวนการ การจัดทำแผนกลยุทธ์”

เรื่อง“การวิเคราะห์ความคาดหวังของผู้รับบริการ (Customer) และผู้มีส่วนได้เสีย (Stakeholders)”

ในภาคบ่ายเป็นการบรรยาย สลับกับการประชุมกลุ่มย่อย โดย ดร.ณัฐวัฒน์ นิปกากร และอาจารย์มาริษา นาคทับทิม

เรื่อง “การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์กร โดยเทคนิค SWOT Analysis”

ในภาคค่ำ หลังอาหารเย็น มีกิจกรรมต่อเนื่อง จนถึงเวลา 21.30 น. เป็นการบรรยาย สลับกับการประชุมกลุ่มย่อย โดย ดร.ณัฐวัฒน์ นิปกากร และอาจารย์มาริษา นาคทับทิม 0841095777

เรื่อง “การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์กร โดยเทคนิค SWOT Analysis” ( ต่อ)

การบริหารองค์กรเชิงกลยุทธ์

สามารถแยกพิจารณาเป็นส่วน ๆ สำหรับการบริหารทางกลยุทธ์ คือ

ส่วนที่ 1 ความเกี่ยวพันกันขององค์กรกับสภาพแวดล้อม

ในส่วนนี้จะหมายถึงความสัมพันธ์ระหว่าง "องค์กร" ซึ่งเป็นหน่วยงานหรือกิจการที่จัดตั้งขึ้นมาเพื่อทำงานให้สำเร็จตามจุดมุ่งหมายที่ได้เลือกสรรมาแล้วอย่างใดอย่างหนึ่งกับ "สภาพแวดล้อม" ซึ่งเป็นสภาพเงื่อนไขของปัจจัยภายนอก ทั้งทางด้านเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมขององค์กร

บางตำราเรียกง่ายๆว่า เป็นตัวแบบในการพิจารณา คือ PEST Environment Model หรือ หรือ PEM
สภาพแวดล้อมทั่วไป (General Environment) เป็นสภาพแวดล้อมที่มีความสำคัญ แต่อาจจะไม่ใช่สิ่งแวดล้อมที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับองค์กรโดยตรงแต่เป็นสภาพแวดล้อมโดยทั่วไป
สภาพแวดล้อมด้านการเมือง(Political Environment :P)
สภาพแวดล้อมด้านเศรษฐกิจ (Economic Environment :E)
สภาพแวดล้อมด้านสังคม (Sociological Environment :S)
สภาพแวดล้อมด้านเทคโนโลยี (Technology Environment :T)

ซึ่งสภาพเงื่อนไขอาจเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดี อันเป็น "โอกาส" ที่จะเอื้ออำนวยให้กับการทำงานขององค์กร หรืออาจเปลี่ยนแปลงไปในทางไม่ดีจนกลายเป็น "ข้อจำกัด" ที่กลายเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินการขององค์กรได้

ในเวทีนี้ ดร.ณัฐวัฒน์ นิปกากร ขยายความเพื่อให้ง่ายแก่การฝึกปฏิบัติของแต่ละกลุ่ม ออกไป เป็นประเด็นต่างๆ ให้ครอบคลุมมากกว่า PEST คือ เพิ่มเติม เป็นประเด็นสำคัญอื่นๆ เป็นประเด็นภายนอกที่ควรพิจารณา เช่น

สิ่งแวดล้อมด้านเศรษฐกิจ (Economic Environment ) เช่น ปัจจัยเกี่ยวกับรายได้ประชาชาติ รายได้ต่อหัวประชากร รายได้ครัวเรือน อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา ราคาน้ำมัน ราคาสินค้า เป็นต้น

สิ่งแวดล้อมทางสังคม (Social Environment) เช่น สภาพสังคม ลักษณะครอบครัว ความสัมพันธ์ในชุมชน ครัวเรือน ครอบครัว เป็นต้น

สิ่งแวดล้อมทางวัฒนธรรม (Cultural Environment) เช่น ค่านิยมการศึกษา การนับถือและความเชื่อศาสนา ความเชื่อ ขนบธรรมเนียมประเพณี การแต่งกาย การบริโภค ศิลปะ เป็นต้น

สิ่งแวดล้อมประชากรศาสตร์ (Demographical Environment) เช่น อัตราเกิด อัตราตาย การย้ายถิ่นฐานที่อยู่ ความหนาแน่นของประชากร เป็นต้น

สิ่งแวดล้อมทางการเมือง (Political Environment) เช่น นโยบายทางการเมือง นโยบายพรรคการเมือง เสถียรภาพทางการเมือง นักการเมืองทุกระดับตั้งแต่ระดับชาติถึงระดับท้องถิ่น การมีส่วนร่วมทางการเมืองของภาคส่วน เป็นต้น

สิ่งแวดล้อมด้านกฎหมาย (Legal Environment) เช่น ข้อกำหนดในพระราชบัญญัติ พระราชกฤษฎีกา พระราชกำหนด กฎกระทรวง ข้อบัญญัติ กฎระเบียบ ข้อบังคับ เป็นต้น

สิ่งแวดล้อมภาครัฐ (Governmental Environment) ได้แก่องค์กรภาครัฐต่างๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับองค์กร เช่น ส่วนราชการอื่นๆ รัฐวิสาหกิจ หน่วยงานอิสระของรัฐอื่นๆ เป็นต้น

สิ่งแวดล้อมทางเทคโนโลยี (Technological Environment) เช่น ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและความรู้ในสาขาต่างๆ ภูมิปัญญาท้องถิ่น ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ และการสื่อสาร เป็นต้น

แนวโน้มทางการแข่งขัน (Competitive Trends) การดำเนินงานขององค์กรซึ่งประกอบกิจการ หรือมีลักษณะงานคล้ายคลึงกับองค์กร ซึ่งส่งผลกระทบ หรือได้รับผลกระทบไม่ทางใดก็ทางหนึ่งจากการดำเนินงานของอค์กร

อื่นๆ (Others) เช่นภัยธรรมชาติ ภูมิอากาศ

ส่วนปัจจัยแวดล้อมภายใน นั้น ท่าน ดร.ณัฐวัฒน์ นิปกากร ได้ เสนอแนะให้ วิเคราะห์ ง่ายๆ ด้วย 4 M ก็พอ

Man บุคลากร รวมถึงผู้บริหารขององค์กร

Money งบประมาณที่ได้รับการจัดสรรแล้ว

Material วัสดุอุปกรณ์ เครื่องมือ เทคโนโลยี

Management ระบบบริหารจัดการทุกด้าน เช่น การบริหารงานการเงิน พัสดุ งบประมาณ ทรัพยากรบุคคล การประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

โดย ดร.ณัฐวัฒน์ นิปกากร อาจารย์ฝากว่า มีข้อ พึงระวังในการ วิเคราะห์ ในขั้นตอนนี้ที่สำคัญคือ

1. อย่าใช้ความรู้สึกในการวิเคราะห์ ต้องมีข้อมูล ข่าวสารสนับสนุนที่เพียงพอ

2. อย่าใช้เวทีการวิเคราะห์ เป็นเวทีการระบายอารมณ์

ส่วน หลายองค์กร อาจจะนำเครื่องมืออื่น เช่น 7S ตามกรอบแนวคิดของแมคคินซีย์ (McKinsey 7 s Framework) มาใช้ ในการวิเคราะห์ปัจจัยแวดล้อมภายใน ก็สามารถทำได้ แต่ มีข้อจำกัดคือ บุคลากรที่ทำต้องมีความรู้ ความเข้าใจ ใน S แต่ละตัว ให้ดีก่อน 7S

1. Strategy กลยุทธ์หลักขององค์กร
2. Structure โครงสร้างทางการบริหาร
3. Systems ระบบต่างๆ ในองค์การ
4. Style รูปแบบการบริหาร

5. Staff บุคลากร
6. Skills ทักษะการปฏิบัติงาน
7. Shared Value ค่านิยมร่วม

ส่วนที่ 2 ระบบต่าง ๆ ขององค์กร

2.1. ระบบโอกาส ระบบโอกาสเป็นระบบของการทำงานของผู้บริหารระดับสูง ที่คาบเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมภายนอกโดยตรง ระบบโอกาสนี้ จึงเป็นระบบที่อยู่คร่อมระหว่างองค์กรกับสภาพแวดล้อมทั้งสองวง และในเวลาเดียวกัน ภาระงานบริหารด้านนี้ของผู้บริหาร ก็จะเป็นงานด้าน "การบริหารโอกาส" (opportunity management) นั่นเอง

2.2. ระบบงาน คือ ระบบของทรัพยากรต่างๆ ที่จัดเตรียมไว้ภายในองค์กรเพื่อสำหรับการปฏิบัติงานตามแผนงานต่าง ๆ ที่ได้กำหนดไว้ ระบบงานนี้จะประกอบด้วยปัจจัยต่างๆ ที่เป็นทรัพยากรที่นำมาใช้เพื่อการปฏิบัติงานที่จำเป็นต้องทำ ปัจจัยเหล่านี้จะประกอบด้วยปัจจัยต่างๆ ที่เป็นปัจจัยทางวัตถุสิ่งของ เช่น เงินทุน เครื่องจักร อุปกรณ์ วัตถุดิบ และสิ่งจำเป็นอื่น ๆ

2.3. ระบบคน คือ ทรัพยากรที่ซึ่งมีชีวิตจิตใจ พร้อมทักษะ ความชำนาญและความสามารถที่จะเข้ามาปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่กำหนดไว้ ทั้งนี้ ทรัพยากรบุคคล ผู้ทำงานเหล่านี้ จะเป็นผู้ดำเนินกิจการต่าง ๆ ในขั้นปฏิบัติ โดยจะเป็นผู้ใช้ทรัพยากรต่างๆ เช่น เงินทุน สิ่งของ วัตถุดิบ และจะเป็นผู้ขับเคลื่อนระบบ โดยทำกิจกรรมต่างๆ เช่น เดินเครื่องจักรหรือคอยให้บริการตามหน้าที่เป็นต้น ผลงานที่ได้ออกมาจากที่ได้ดำเนินไป จะดีมากหรือน้อยอย่างไรนั้น ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับปัจจัยด้านบุคคลนี้เป็นอย่างมาก ทั้งนี้เพราะคน นับเป็นปัจจัยที่ผันแปร ซึ่งต่างกับปัจจัยทรัพยากรอื่นๆ

ส่วนที่ 3 ระบบการบริหาร

คือ ระบบการทำงานของผู้บริหารในการบริหารระดับต่างๆ ขององค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้เกิดผลสำเร็จมากที่สุดสำหรับองค์กร ระบบการบริหารนี้ หากจะพิจารณาเริ่มจากระบบต่าง ๆ ขององค์กรโดยสัมพันธ์มาถึงการปฏิบัติหน้าที่การบริหารโดยนักบริหาร

ภารกิจของผู้บริหารคือ การสร้างประสิทธิภาพในการจัดระบบงานต่างๆ ให้เหมาะสม สะดวกและง่าย ที่คนผู้ปฏิบัติจะทำได้โดยมีประสิทธิภาพที่สูง ซึ่งจะพิจารณามองภาระหน้าที่ ดังกล่าวเป็นภาพรวมที่สำคัญ ก็คือ "การประสานงาน" (coordination) หรือการประสานงานการทำงานของระบบต่าง ๆ ให้เข้ากันได้ (coordination work) นั่นเอง

ขอบคุณเป็นพิเศษสำหรับการอำนวยการด้วยดี โดย นางเพียงพร สุทธิอาคาร หัวหน้ากลุ่มพัฒนายุทธศาสตร์ สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดยโสธร และทีมงาน กลุ่มพัฒนายุทธศาสตร์ ประกอบด้วย

นางสุภาพร แก้วใส นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ นายสงวน บุญธรรม นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ

นายอาคม มูลสาร นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ นายพัลลภ เพิ่มพูน นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ

นายประดิษ ภูมิแสน นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ นายไมตรี ทองสถิต จพ.ทันตสาธารณสุขชำนาญงาน

นายพัฒนา พงษ์สนิท จพ.ทันตสาธารณสุขชำนาญงาน